學生檔案，里面記錄著學生個人的詳細信息，屬于國家機密文件，學校在學生畢業前需要妥善保管好學生的個人檔案，并且管理更新。因為學校學生、教師等人員較多，會建設“檔案室”，配備專門的檔案管理員，專職進行檔案的整理、收集、歸檔，以免發生檔案遺失、信息錯誤、檔案破損等事情。
檔案工作非常重要，檔案是學校及個人的印跡。做好 “檔案室”內部辦公家具配備情況和檔案室建設工作尤為重要，能最大程度保護檔案、資料的安全。
學校有大量紙質檔案、資料需要妥善保管。每層獨立分割出儲存空間，有序排列，方便查找整理檔案、資料，以免出錯。帶柜門的檔案柜能防止蛇蟲鼠蟻破壞重要文件檔案。
辦公條桌
整理檔案時，整理桌面上會出現數本檔案資料。整理檔案用的辦公桌需要有一定的桌面大面積，以便整理歸類，避免混亂，重新整理。
學校檔案資料需要及時的電腦錄入、歸檔，現代化辦公隔斷能夠同時容納電腦和多份資料、檔案，加入儲存矮柜，便于管理員整理資料和存放物品。
檔案整理需要耗費較長時間完成，管理員長期坐姿辦公需要配備一張專業的辦公椅，結合了人體工程學設計的辦公椅，貼合人體，有祖國的支撐力，能令管理員長時間工作的身體減少不適感，保持身心健康。
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